Consejos para teletrabajar de manera eficiente (1)

Tener la oficina en casa requiere de un tiempo de adaptación. Es necesario replantearse muchas de las cosas que se dan por sentadas acerca del trabajo y reorganizar los procesos que están interiorizados después de tantos años de acudir a una oficina.

Al principio, puede que hacerlo te abrume un poco,  incluso que te sientas perdido. Pero vamos a darte algunas pautas para que las tareas sigan saliendo adelante y aproveches las múltiples ventajas del teletrabajo.

Esto es clave para tu salud mental y para la productividad en el trabajo. No es lo mismo quedarse en casa durante un tiempo que afrontar una nueva modalidad laboral. Si es una situación temporal vale un poco todo, cualquier rincón y cualquier horario.

Eso sí, cuando vas a hacer de trabajar en remoto tu forma de ganarte la vida necesitarás organizarte de verdad: buscar el lugar perfecto, plantear tus horarios, respetar tu descanso… Realmente es implantar una nueva metodología.

Como vas a ver a continuación, entre nuestros consejos predominan aquellos que tienen que ver con la organización logística y operativa,  pero también la higiene mental que es básica cuando damos este salto.

Evidentemente, si tienes una habitación de sobra que puedas llamar despacho serás un privilegiado, pero incluso en el caso de no ser así (como nos ocurre a muchísimas personas) necesitas un espacio confortable para trabajar. 

Busca un lugar de la casa de lo más tranquilo y –esto es importante–, siempre que sea posible, ventilado y con luz natural para evitar el “efecto cueva” que a muchas personas les pasa factura las primeras semanas.

Prepara un escritorio en el que puedas tener todo lo necesario para trabajar que, por lo general, suele ser el ordenador, una lámpara y un cuaderno.

Sería muy interesante que, en la medida de lo posible, fuera un espacio exclusivo para el trabajo que favorezca el cambiar del estado mental profesional al personal y, ya de paso, no te haga andar de nómada recogiendo todo y cambiando de habitación.

Ponerte a trabajar con el portátil sobre las rodillas en el sofá no solo te va a generar un dolor de espalda casi instantáneo: también va a influir en la forma en que te tomas el trabajo, corriendo el riesgo de hacer que esa “informalidad” acabe repercutiendo en él.

Postdata: invierte en una buena silla y ahorrarás dinero en fisioterapeutas más adelante.

Este asunto es un poco controvertido, porque todos los que trabajan en casa han pasado por alguna fase caótica. Incluso hay algunos que no lo superan del todo y siguen toda su vida abrazados al desorden.

Si te has sorprendido alguna vez diciendo aquello de: “en mi desorden yo me organizo” sabes que en el fondo no es verdad. Una mesa llena de papeles apilados desordenadamente, cajones con todo metido tal cual, tazas de café que llevan en la mesa más tiempo que el barniz, 35 bolígrafos de los que solo escribe uno… ¿Te resulta familiar? Seguro que sí.

El desorden es uno de los supervillanos más letales para la eficiencia. Muchos de los asesinos de la productividad tienen que ver con la falta de organización, y hacen que pierdas mucho tiempo buscando cosas que deberías tener ubicadas.

Como norma fundamental, te repetiría que tengas sobre la mesa exclusivamente lo que vayas a necesitar en cada momento.

El resto de las cosas, especialmente papeles, organízalos en carpetas en alguna estantería. Los documentos que te hagan falta recurrentemente puedes colocarlos en esas bandejas apilables que ocupan poco espacio en la mesa y te permiten tenerlos separados, categorizados y accesibles.

Lo de organizar el escritorio lo haría extensivo al virtual, es decir, a tu ordenador. Es verdad que ahí no vas a dejar tazas de café, pero si algo tiende al caos es un equipo informático. Aquí también es importante que compartimentalices el espacio y tengas organizados los documentos personales y profesionales de manera separada.

Una buena estructura de carpetas hace que vueles y encuentres las cosas a la primera. Si para buscar una factura tienes que ver antes memes de gatitos, una receta para hacer pan integral, 12 presupuestos, un balance, buscarla en el correo… estás perdiendo tiempo productivo al mismo tiempo que te desesperas.

Las rutinas son importantes para controlar nuestra jornada laboral. Nos ayudan mucho a mantenernos enfocados cuando hay que estarlo, pero también a despejar la cabeza del trabajo en los momentos que pertenecen a nuestro espacio personal.

En una oficina tienes una hora de entrada y otra de salida, también hay fines de semana y festivos en los que (por norma general) no se trabaja. Lo que haces en casa es teletrabajar pero también es trabajar, no es otra cosa; por lo que debe regirse por las mismas normas.

Es cierto que te puedes levantar más tarde gracias a que te ahorras el desplazamiento, pero eso no quiere decir que te sientes en el ordenador a las 11 de la mañana, porque el trabajo tiene que salir y eso implicaría acabar muy tarde.

Entrarás en un círculo vicioso que hará que cada vez trasnoches más y madrugues menos.

También puedes caer en otro problema muy común, especialmente en los emprendedores, que es el de dejar de dormir. Te faltan horas, con lo que te levantas muy temprano y acabas tardísimo. Esto supone entrar en una jornada continua que, básicamente, terminará machacando tus biorritmos.

Tienes que empezar a una hora y acabar a otra (más o menos). Cuanto más estricto seas con esto, menos te costará teletrabajar. Es importante que tengas tiempo para cuidarte, para estar con tu familia y hacer las cosas que realmente te motivan en lo personal. Solo así serás realmente productivo y feliz, que es de lo que se trata.

No te dejes confundir por el hecho de estar trabajando desde casa. Durante el horario de trabajo estás trabajando –no poniendo lavadoras, atendiendo al del seguro que viene a arreglar la ducha, configurando el ordenador de tu hijo o yendo a comprar tomates. 

Muchas veces, es más fácil asumirlo uno mismo que tu pareja o las personas que comparten tu vida doméstica. Por eso, hay que evangelizar un poco pero sin perder la paciencia.

Tienes que hacerles comprender que, igual que no sales de una oficina a media mañana para ir al supermercado, tampoco puedes hacerlo habitualmente mientras teletrabajas; que los plazos y las obligaciones son las mismas que en un trabajo presencial.

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