Exterminadores de productividad y cómo combatirlos (1)
Miguel Nicolás
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¿Sabes cuáles son los principales exterminadores de productividad en tu día a día? Los desgranamos en varios posts y te damos tips para evitarlos.
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Gestionar un eCommerce (o cualquier tipo de negocio) es una tarea que requiere de tiempo y siempre hay miles de cosas que priorizar –especialmente si no cuentas con muchas manos más que las tuyas.
“Gestionar un negocio” no es una labor de por sí: se compone de infinitas labores sucesivas que podría decirse que no terminan nunca –al menos, no hasta el día en que cierras el negocio, aunque esperamos que eso no te suceda.
En la ejecución de esas pequeñas o grandes labores diarias, pueden surgir imprevistos que entorpezcan tu labor. O bien, ante la idea de tener que realizar una lista interminable de cosas sin contar prácticamente con ayuda, quizá no sepas bien por dónde empezar y te dejes llevar por la procrastinación.
También puede suceder que las herramientas o la tecnología de las que dispones no sean las adecuadas para ayudarte en tu productividad. O que la cultura empresarial que se ha establecido esté frenando el desarrollo de tu equipo y el aumento de la productividad general.
Estos obstáculos a tu eficacia diaria y a la de tu equipo son lo que se conoce como exterminadores de productividad, y en todo negocio hay unos cuantos. Para superarlos, es fundamental que los detectes y los elimines, y hoy vamos a contarte cómo puedes conseguir detectar y eliminar los que tienen que ver con los procesos, la tecnología y la cultura empresarial de tu negocio. -
¿Qué son los exterminadores de productividad?
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Entendemos como exterminadores de productividad a aquellos eventos que intervienen en nuestras tareas diarias y que nos obligan a no mantener una proporcionalidad entre el tiempo que invertimos para llevarlas a cabo y la rentabilidad que suponen para el proyecto.
Dicho de otro modo: puedes estar todo el día muy ocupado, pero ser muy poco productivo. Los exterminadores de productividad son todos aquellos eventos que se cuelan en lo que estás haciendo, dilatando tu tiempo de ejecución de tal manera que la cosa empieza a no resultarte rentable.
Y esto es fatal para tu negocio. Existen varias categorías dentro de estas situaciones que nos ayudarán a explicar mejor a lo que nos referimos. -
#1 – Exterminadores de productividad procedimentales
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Son de los más habituales y también son difíciles de detectar en demasiadas ocasiones.
Ocurren cuando, en un momento determinado de la trayectoria del negocio, se define un procedimiento que debe ser realizado de una manera determinada. Este procedimiento, que podía ser productivo y lógico en ese instante, permanece inalterado en el tiempo y no se adapta a la nueva realidad de la empresa cuando esta cambia.
Decimos que es muy difícil darse cuenta porque la mengua en la productividad ocurre de manera progresiva. El procedimiento va perdiendo eficiencia poco a poco, al tiempo que se va institucionalizando dentro del equipo. Así, progresivamente se convierte en una carga de la que no somos conscientes. -
EJEMPLO: Imagina que una empresa fundada en 1990 como retail mantiene la misma forma de trabajar en 2019, cuando ya se ha transformado digitalmente y vende más online. Absurdo, ¿verdad?
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EJEMPLO: Hace unos años, trabajé a título personal en una empresa que, para cualquier gasto, requería de dos solicitudes: una de fondos y otra de gastos. Ambas solicitudes debían realizarse ante el departamento financiero mediante documentos impresos.
Este las remitía a Dirección que, una vez a la semana, las revisaba todas juntas y daba o no su aprobación, firmándolas el Director y el Adjunto a la Dirección.
Después, las remitían de nuevo por mensajero al departamento financiero, que estaba en otra sede, y, entonces sí, te autorizaban a aumentar la inversión en Adwords (el actual Google Ads). Suena ridículo, pero es 100% real.
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#2 – Política de Recursos Humanos deficiente
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Uno de los exterminadores de productividad más claros y recurrentes es la falta de capacidad para delegar.
Cuando arrancas un negocio, le dedicas muchas horas y mucho esfuerzo; no puedes evitar sentir que es una prolongación de ti mismo. Es entonces cuando caes en el error de pensar que solo tú lo entiendes y quieres abarcarlo todo.
Salvo que tengas el don de la ubicuidad o no necesites dormir ni ver a tu familia, la realidad es que es imposible estar encima de todo lo que ocurre en la empresa.
Cuando intentas hacerlo, tú mismo supones un freno y creas cuellos de botella que tienen parada la producción y hacen que pierdas oportunidades, además de ir lastrando tu empuje, entusiasmo y/o salud. -
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Volvemos a la solicitud de fondo y gasto de la que hablábamos antes: ¿por qué se estableció este procedimiento? Porque el CEO de la empresa quería tener un control exhaustivo de cada movimiento.
En la práctica, esto hacía que cualquier imprevisto supusiera, como mínimo, una semana entera de inacción. Con lo que, aunque se detecte la oportunidad, esa incapacidad para delegar en la persona que has contratado para la gestión de un área hará que pierdas agilidad y cintura.
Evidentemente, también está el asunto de contratar a una persona que no es la adecuada para un determinado puesto. Esto es algo que entra dentro de lo posible y que no se puede saber a priori. También es una situación que puede llegar a ser desagradable y difícil de resolver, pero cuando se da, hay que ser rápido no dejando que se enquiste.
Trata de buscar equipos cohesionados, dale la responsabilidad al que demuestre merecerla y, cuando no hay manera de reconducir una situación, toma medidas drásticas si no queda más remedio. -
#3 – Exterminadores de productividad tecnológicos
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Parece obvio, pero no todas las empresas tienen claro lo que la tecnología puede hacer por incrementar (o disminuir) la productividad de sus negocios. Muchos de estos frenos tecnológicos son a su vez procedimentales –como en el primer caso–, aunque ya hemos visto que no todos.
En el día a día de una empresa, hay infinidad de labores y tareas que se pueden optimizar de una manera brutal utilizando recursos tecnológicos. Esto es así a todos los niveles y en todos los estamentos, pero vamos a poner un ejemplo. -
Imagina una empresa que lleva su contabilidad a través de hojas de Excel colgadas en un servidor: ¿imaginas cuánto tiempo y calidad de trabajo ganaría utilizando un software específico que permita gestionar gastos, ingresos, facturación, automatización de informes…? Lo mismo se podría aplicar a la informatización de la gestión de inventarios y logística.
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#4 – Falta de medición
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Tenemos muy claro que la principal ventaja del modelo digital es que podemos medir el resultado de cada acción. Nos devanamos los sesos buscando los KPIs para el eCommerce que mejor cuantifiquen nuestros esfuerzos pero... ¿medimos nuestro desempeño como empresa en el back-office?
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No, no se trata de poner un reloj de fichar ante el que los empleados hagan cola a las 8 de la mañana. Me refiero a utilizar herramientas y metodologías probadas (desde algunas complejas como Slack a otras básicas como Toggl) y que funcionan para poder realizar la atribución del tiempo que dedica cada trabajador a cada proyecto y cada tarea concreta dentro del mismo.
No se trata de auditar ni de fiscalizar al empleado ni a nosotros mismos. Lo que se persigue es encontrar esos exterminadores de productividad para poder tomar medidas correctoras y balancear los recursos de una manera más eficiente. -
Estos son los exterminadores de productividad más generales, los que tienen que ver con los procesos y la cultura de tu empresa. ¿Los reconoces en tu negocio? ¿Qué haces para combatirlos? Comparte tu sabiduría en los comentarios.
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Lee la serie completa aquí:
Imágenes | Unsplash.