Exterminadores de productividad y cómo combatirlos (2)
Laia Ordoñez
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Hoy te hablamos de exterminadores de productividad más sutiles, pero no por ello menos molestos, y te damos algunos consejos para evitar que consuman tu día a día.
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En el post anterior nos metimos de lleno en el tema de los exterminadores de productividad. Y es que cualquiera que tenga un negocio pequeño o en el que haya pocos empleados, tarde o temprano se acaba topando con ellos.
Tal y como te explicamos hace unos días, los exterminadores de productividad son todos aquellos eventos que se producen a lo largo de una jornada que hacen que tus tareas se dilaten hasta el punto de que empiezan a no resultarte rentables.
Hay algunos exterminadores de productividad macro, que afectan a la productividad general poniendo trabas al crecimiento del equipo o a la simplificación de los procedimientos.
Pero también hay exterminadores micro: pequeñas cositas que van interfiriendo en tu trabajo sin que apenas te des cuenta hasta el punto de que, a final de la jornada, te percatas de que no has terminado prácticamente ninguna de las tareas que tenías previsto dar por zanjadas a lo largo del día.
Eso no quiere decir que no hayas trabajado –probablemente sientas que “no has parado” en todo el día– o que no te organices bien –seguro que al inicio de la jornada tenías muy claro lo que había que hacer–. La culpa de que no completes tus tareas la tienen los exterminadores de productividad.
Hoy vamos a repasar cuáles son los principales exterminadores de productividad micro, para que los detectes y los elimines antes de que puedan contigo. -
#1 – Las reuniones
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No hace falta tener un pequeño negocio y pocas manos en él para darse cuenta de que en general, y al menos en España, las reuniones suelen ser un gran exterminador de productividad.
Por algún motivo, en nuestro país, las reuniones tiene la capacidad de dilatarse y expandirse en el tiempo lo mismo que el gas en el espacio, y no es difícil que una reunión de repaso de las tareas del día dure toda una hora o que una reunión de equipo acabe ocupando toda una mañana.
Esto no pasa en todas las empresas. Hay algunas culturas empresariales en las que está específicamente prohibido que las reuniones duren más de una hora, independientemente de lo importantes que parezcan.
En estas empresas se considera que no hay nada que no pueda explicarse en una hora o menos con todo lujo de detalles. Y si lo piensas, es totalmente cierto. -
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¿Cómo evitar este gran exterminador de productividad?
- Organiza muy bien tus reuniones de antemano. Si hace falta, crea un documento de Orden del Día para tener claros ya de entrada los puntos a tocar e ir directamente al grano.
- Una reunión es un lugar donde tomar decisiones rápidamente. Si se requiere sopesar y meditar esas decisiones, el proceso debe llevarse a cabo fuera de la reunión a posteriori.
- Antes de convocar una reunión, piensa seriamente si lo que haya que decir puede resolverse a través de un email bien redactado. Si la respuesta es sí, evita la reunión.
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#2 – Las llamadas
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Conozco a emprendedores que han llegado pasarse mañanas o tardes enteras colgados al teléfono hablando con clientes. Y a veces sí que es necesario resolver alguna cosa importante por teléfono.
Pero lo que no tiene sentido es que te pases horas y horas resolviendo dudas o comentando situaciones, y mucho menos si ese tiempo tenías previsto dedicarlo a realizar tareas más productivas.
Con eso solo lograrás una gran frustración cuando cuelgues el teléfono y te des cuenta de la hora que es y de que no has hecho nada en todo el día.
Si te resulta inevitable hablar por teléfono con tus clientes de vez en cuando, intenta concentrar todas las llamadas en algún momento del día en que no interfieran con tus tareas diarias. -
EJEMPLO: Si tienes previsto realizar tus tareas por la mañana, que es cuando estás más fresco, pacta con tus clientes hacer las llamadas por las tardes, cuando ya esas tareas están resueltas o tú ya no estés tan fresco como para ejecutarlas.
Otra solución es ponerte de acuerdo con tus clientes para realizar las llamadas a horas en que os vaya bien a los dos. Es decir, quedar para hacer una reunión a través del teléfono.
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#3 – Las interrupciones
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Las interrupciones son otro de los grandes de exterminadores de productividad que pueden hacer que tus tareas más simples se dilaten inexplicablemente.
Si tienes un equipo que constantemente te está haciendo preguntas o que simplemente está charlando y comentando cosas de la vida –como las noticias, lo que le ha pasado a fulanito en Facebook o la última moda en Instagram–, plantéate seriamente ponerle freno a la situación.
Ciertamente no queda muy bien decirle a alguien que charla por los codos que por favor se calle. Pero hay formas más sutiles de darle a entender que no es el momento de hablar de ciertas cosas. -
EJEMPLO: Una manera bastante eficaz es seguir trabajando, aunque la persona en cuestión invite a los demás a la charla. Por poco perspicaz que sea, rápidamente se dará cuenta de que nadie le está escuchando y de que lo que tendría que hacer es ponerse a trabajar.
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Si, por el contrario, lo que sucede es que tienes un equipo con muchas preguntas, suele funcionar muy bien crear documentos con los procedimientos a seguir que ellos mismos puedan consultar cada vez que no sepan cómo hacer algo. Esto eliminará la mayoría de interrupciones necesarias en tu día a día.
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#4 – Mirar todo el tiempo el email o el móvil
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A veces los mayores exterminadores de productividad son nuestros propios hábitos.
Porque puede ocurrir que, debido a la constante conectividad a la que estamos sometidos a día de hoy a través de Internet y el móvil, te hayas aficionado a consultar ambos frentes de manera compulsiva –hasta el punto de que te quiten tiempo para realizar de tareas realmente productivas.
¿Te suena lo de abrir y contestar un email en el mismo instante en que ves que entra en tu bandeja de entrada? ¿Y lo de mirar el Whatsapp tan pronto como ves que te llega un mensaje? ¿Estás constantemente pendiente de lo que sucede en Instagram?
Si tu respuesta es sí a alguna (o a todas) de estas preguntas, ahí tienes un hábito que te urge rectificar.
Y es que es imposible ser productivo si no te concentras en lo que estás haciendo. El hecho de estar todo el tiempo mirando el email o el móvil a ver qué sucede te distrae de lo que tienes entre manos, y sin darte cuenta se te escapa el día entre los dedos sin que termines nada.
En estos casos, te puede venir muy bien compartimentalizar tu día por bloques de actividad. Por ejemplo, puedes dedicar la primera hora del día a contestar emails y no contestar ningún otro hasta media hora antes de la hora de comer. De este modo sabes que las horas que le dediques al trabajo te vas a concentrar porque no habrá más distracciones.
Ten claro que no pasa nada por contestar un email al cabo de unas horas. De hecho, la gracia del email es que es una forma de comunicación disincrónica, que te permite responder cuando te venga bien y no necesariamente en el momento en que el otro emite su mensaje.
En cuanto al móvil, mi consejo es que seas tajante. Hay algunos estudios que han logrado demostrar que la atención de un adulto en una tarea cualquiera disminuye considerablemente por el solo hecho de tener el móvil en la misma habitación.
El solo hecho de tenerlo cerca ya nos está invitando a mirarlo, así pues si no puedes evitar consultar el móvil compulsivamente, déjalo guardado lejos de ti en algún lugar de la oficina, y consúltalo solo durante tus pausas.
Verás cómo tu productividad se multiplica. -
#5 – No planificar el tiempo que le vas a dedicar a una tarea
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A veces, nuestras tareas se dilatan solas porque no hemos pensado de antemano en qué van a consistir. Nos metemos de lleno en algo, y a la que tiramos del hilo empiezan a surgir tareas adicionales que se acaban sumando a la principal.
A la que nos damos cuenta, nos hemos enmarañado en una tarea épica sin fin que nos quita tiempo de otras tareas de la lista de cosas pendientes.
Esto sucede porque no hemos diseñado previamente un plan de acción para esa tarea. Porque si diseñas un plan de acción, podrás planificar aproximadamente el tiempo que te va a requerir llevarla a cabo. Y solo de esta manera podrás ver si esa tarea puede encajar bien en tu día o si es mejor dejarla para otro momento.
En resumen: evita que tus tareas se dilaten poniéndoles un límite temporal. -
EJEMPLO: Si tienes que redactar un post para tu blog de marca, planifica que vas a dedicarle una hora al tema como máximo, y trata de cumplir ese hito. Estructura tu post antes de ponerte a redactar, piensa de qué vas a hablar y de qué no, y no te vayas por la tangente poniendo más imágenes de las previstas o hablando de más cosas de la cuenta, porque sino, no lo vas a terminar en el plazo que te has marcado.
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Y con esto damos por terminado nuestro repaso a los principales exterminadores de productividad. ¿Reconoces algunos de ellos? ¿Qué haces tú para combatirlos? ¡Cuéntanoslo en los comentarios!
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Imágenes | Pexels.