Herramientas de project management para emprendedores

Cuando empiezas a sacar adelante un nuevo negocio, puedes caer fácilmente en el error de intentar mantener toda su gestión en la cabeza. 

Incluso es posible que durante las primeras semanas seas capaz de hacerlo. Pero, a medida que todo avanza, la cantidad de tareas a realizar también lo hace.

Si además involucramos a más personas, el descontrol acaba por hacer acto de presencia, dejando sin hacer tareas críticas.

Por este motivo es importante que te familiarices, ya desde el principio, con herramientas de project management para emprendedores que, sin duda, marcarán la diferencia en tu productividad y la de tu equipo.

El software viene al rescate de aquellos que necesitamos un plus de orden, alertas, gestión de fechas de entrega, calendarios y todo lo que nos pueda hacer ser lo más efectivos y productivos posible.

Al principio, puede que tu equipo se muestre un poco reticente a utilizar estas herramientas; pero cuando vean de qué manera puede centralizarse toda la actividad de cada proyecto, se van a dar cuenta de la cantidad de tiempo que se gana y de hasta qué punto se minimizan los errores.

Vamos a ver algunas de las mejores alternativas que puedes encontrar en el mercado. Verás cómo alguna se ajusta a tus necesidades.

Aunque es bastante popular, puede que no sea la más conocida de todas las que vamos a comentar en este post.

Si Monday no te suena de nada, deberías darle una oportunidad. La curva de aprendizaje es simplemente ridícula: en cuestión de segundos podrás hacerte con el manejo básico de la herramienta: crear grupos, tareas, asignar responsables, plazos y estatus. Gestionar el calendario tampoco puede ser más fácil.

No dejes que esa aparente sencillez te lleve a engaño: Monday es realmente potente, se adapta a dispositivos móviles y tiene miles de posibilidades. Entre sus posibilidades, te permite adjuntar archivos, crear cronogramas o integrarse con múltiples servicios, como Dropbox, Google Drive, Zappier (e incluso otras herramientas de project management).

No se puede hacer un recopilatorio de herramientas de project management para emprendedores sin citar a Asana. Este software es una de las plataformas preferidas por las grandes compañías, tanto que empieza a ser más común el término “te lo paso por Asana” que “te lo mando por email”.

El funcionamiento es similar al de Monday: creamos proyectos y tareas con sus correspondientes columnas de tipo de contenido, estatus, responsable… Casi todas estas herramientas son realmente parecidas en cuanto a la mecánica de uso. Esto es genial, porque cuando nos hacemos con una, podemos utilizar otra sin mucho problema.

Las plantillas predeterminadas y personalizables de Asana están muy bien pensadas. Por ejemplo, la creada para equipos de marketing utiliza determinados módulos como el de integración con agencias, calendario editorial, de publicación en social media… Estas características son totalmente diferentes a, por poner otro caso, las de producto, para las que también hay módulos específicos.

Menos visual que las opciones anteriores, pero igual de eficiente en cuanto le coges el truco. Basecamp es otra de las referencias en este asunto.

 Imagina Basecamp como un gran tablero de corcho fijado en la pared de la oficina. Las diferentes tareas se van fijando en él y, dentro de estas, subtareas, hilos de conversación, archivos, documentos… 

Todos los implicados en el proyecto están permanentemente al corriente de cada acción a tomar y del estado en que se encuentra, aunque también cuenta con chats y mensajes privados.

También funciona muy bien como repositorio, ya que toda la información está siempre accesible. Se acabó aquello de “mándame otra vez el documento que no lo encuentro”.

Basecamp resulta muy sencillo de administrar, con lo que podemos darle a un cliente o un proveedor acceso a determinados boards para mantenerlo al día, pero sin que tenga que estar en los pormenores del día a día que no le interesan tanto.

Ya que los chicos de Basecamp sacan Slack a colación, no nos queda más remedio que hablar de esta herramienta.

Desde luego que es realmente potente, de eso no hay duda. De hecho, es casi un híbrido con opciones de todas las alternativas que hemos comentado, aunque está más cerca de la forma de trabajar del citado Basecamp y su sistema de hilos, tanto públicos como privados.

La integración y la adaptabilidad al móvil son algunos de sus puntos más fuertes. Puedes utilizar Slack con Google Drive, Salesforce o Dropbox –entre otros muchos servicios– sin salir de la aplicación. Además, soporta llamadas de voz y videoconferencias, lo que, unido a lo realmente bien que funciona en el teléfono, hace que sea una herramienta perfecta para los que trabajan en movilidad.

Se quedan muchas opciones en el tintero, pero no queríamos dejar de citar una app realmente sencilla, con pocas opciones pero que puede “salvarte la vida” más de una vez, ya sea sola o en compañía de cualquiera de las que ya hemos hablado. Me refiero a Todoist. 

Insistimos: no es ni de lejos tan completa, pero su gestión de tareas es súper efectiva. Con un par de toques a la pantalla puedes organizar tu día, ver el progreso de tus tareas, moverlas de una fecha a otra…

No sustituye a las demás herramientas de project management (aunque hay una versión Business que no está nada mal), pero las complementa de maravilla.

Esperamos que todo lo visto te ayude a decidirte. Vas a ver cómo cambia para bien tu forma de trabajar al utilizar este tipo de software.

Imágenes | Unsplash, herramientas enlazadas.