Podcast#33: Qué es y por qué es importante el gabinete de prensa para tu negocio

Bienvenido al episodio 33 de Oleoshop Radio, nuestro canal de podcast semanal donde hablamos de e-commerce y marketing online.  

Soy Raimon Sastre, y en los próximos minutos compartiremos contigo nuestra experiencia y nuestros conocimientos.

Así que, sin más dilación, hablemos de marketing online.

Una semana más volvemos a estar contigo en el podcast de Oleoshop, una de las marcas referentes en comercio electrónico.

En el episodio de esta semana te hablaremos de comunicación, de cómo prepararla de forma estratégica para tu tienda online, tienda física…

Una de las técnicas de las que te hablaremos en el podcast de hoy es del gabinete de prensa. Toma nota de todo porque puede ayudarte mucho en tu negocio.

Para empezar, no entraré en el debate de la comunicación, las relaciones públicas… Sinceramente creo que no te interesa perder el tiempo en detalles sino en saber cómo puedes implementar una estrategia de comunicación que contemple, por ejemplo, tener relación con los medios de comunicación.

Estoy convencido que has escuchado, leído o visto que grandes marcas tienen no sé qué empresa de relaciones públicas que les ha llevado la imagen, no sé qué campaña en los Emiratos Árabes… Y casi vuelvo a estar convencido que has pensado que eso de las relaciones públicas o de la comunicación no es para tu negocio porque es muy pequeño, en comparación con esas marcas.

Siento decirte que te equivocas estrepitosamente. Gestionar la comunicación o las relaciones públicas no depende del tamaño de la marca, sino simplemente que existan una marca y la inteligencia de saber que hay que implementar una estrategia de comunicación. Es decir, la comunicación también está hecha para que le saques todo el partido a favor de tu marca.

La comunicación juega con intangibles, valores, ideas que se vinculan a una marca para darle cuerpo y conseguir al final lo que quieren todas las marcas: tener reputación y que los clientes confíen en ellas.

Por ejemplo: te propongo un ejercicio que te llevará pocos minutos. Si tienes una lista de clientes con sus correos electrónicos, envíales un mensaje y pregúntales sobre tu marca. Para mí la única pregunta debería ser qué cinco valores o ideas asocian con tu marca. No condiciones sus respuestas y deja que respondan lo que quieran. Recompensa su dedicación porque casi al 100% lo que te digan va a ser oro puro porque vas a saber lo que piensan los clientes de tu marca.

Analiza cada respuesta y mira si se repiten valores o ideas. ¿Ese valor lo estás trabajando? ¿Es bueno para tu marca? Si la respuesta es no, mueve el culo y no esperes más a buscar formas de destacar ese valor a través de acciones como notas de prensa, eventos…

¿No quieres salir en los medios de comunicación?

La mayoría de estrategias de comunicación tienen una parte de relación con los medios: televisión, radio, prensa, blogs, podcasts, portales informativos…

Salir en los medios de comunicación es muy bueno si cumples una serie de requisitos:

• Tienes un control inicial del mensaje que lanzas (digo esto porque en los medios sabes lo que envías, pero no lo que publica o emite el medio).

• Tus mensajes forman parte de una estrategia de medios.

• Esa estrategia de medios está vinculada a una estrategia global de la marca.

Salir en los medios de comunicación tiene distintas ventajas para tu marca. Una de las más importantes es que das a conocer tu negocio y los distintos productos o servicios que ofreces.

Es evidente que esa parte te gusta, pero para mí hay una mucho mejor y es que estás creando una marca. Con los distintos impactos o apariciones que obtienes en los medios vas forjando una imagen muy concreta vinculada a unos valores: empresa tecnológica puntera, producto de calidad, profesionalidad, experiencia… y un sinfín de ideas que paso a paso, tus clientes vinculan a tu marca.

Todo ello con el objetivo de ganar reputación y confianza ante los clientes y respecto a la competencia.

Otro de los elementos interesantes de salir en los medios es que puedes llegar a clientes potenciales gracias a las publicaciones especializadas o bien impactar ante un público masivo gracias a los medios generalistas.

Pero volvemos a decirte lo mismo, el tamaño de la marca no importa. Entonces, ¿qué es lo importante?

Si lees o miras los medios de comunicación, verás que lo que cuentan siempre intenta cumplir una serie de condiciones: que sea novedad, interesante, noticiable… Ya sé que podemos hacer un debate de horas y horas sobre la calidad de los medios, imparcialidad… pero eso se discute mejor con una buena comida delante, ¿no crees?

Para llegar a los medios de comunicación tienes distintas herramientas que, habitualmente, las gestiona el gabinete de prensa o gabinete de medios. Entre su arsenal hay la nota de prensa, el comunicado, la rueda de prensa, la convocatoria de medios y, por supuesto, la relación con los distintos medios para buscar oportunidades informativas.

Por ejemplo: Si tienes experiencia en tu sector y llevas años en él, es más que probable que conozcas si se encuentra en un momento álgido, si puede ser un sector importante dentro de la economía, si tiene mucho camino por recorrer, cuáles son los países que representan la competencia… Esa información transformada en un buen artículo, podría tener cabida en un periódico o una revista.

Pero puede que lo mejor sea empezar por lo más básico.

Bienvenidos al maravilloso mundo de la nota de prensa, un lugar lleno de secretos y tesoros pero también de monstruos y de peligros. Escribir una nota de prensa no es otra cosa que escribir una noticia para que los medios hablen de esa información. Así de simple, así de fácil.

Como muchas cosas en esta vida, todo tiene su secreto, por lo que vamos a ver los pasos que hay que seguir para escribir una buena nota de prensa y enviarla.

El primer paso es saber si tienes algo que contar a los medios de comunicación. Recuerda que ese algo tiene que ser interesante, novedoso… resumiendo, que sea una información que valga la pena.

Si no tienes ni idea, puedes hacer dos cosas: contratas una agencia o un freelance para que te ayude o bien te pones a leer muchos periódicos, revistas y miras muchos informativos y magazines para saber si haces algo como lo que cuentan.

Por ejemplo: Si tu tienda hace un evento y viene alguna persona conocida, ya sea a nivel local o general, esa información la puedes transformar en una nota de prensa. Seguramente que venga el alcalde a la inauguración de tu tienda no le va a interesar al informativo de Televisión Española, por decir una tele, pero a los medios locales seguro que sí.

El segundo paso es transformar esa información en una nota de prensa. ¿Cómo? Escribiendo en un Word, en el Drive… donde más te guste.

Necesitas crear un titular que sea atractivo, sobre todo no mientas jamás porque te vas a cerrar la puerta a los medios. El titular debe tener gancho para que atrape al periodista en los 2-3 segundos que va a dedicar a tu nota de prensa.

Piensa que las personas que trabajan en los medios reciben entre algunas decenas a centenares de notas de prensa al día. Por lo tanto, debes competir con mucha información, de ahí que el titular debe tener gancho para atraparlo. Si lo consigues, habrás avanzado un gran paso.

El segundo, aunque no es imprescindible, es crear un subtítulo. Es como un segundo titular que añade más información, que tiene que ser importante, para dar una idea más completa del tema de la noticia.

El siguiente paso es estructurar la información en distintos párrafos. Aquí podréis leer mucha literatura sobre el tema pero, por experiencia, siempre recomiendo que las notas de prensa no ocupen más de una página, si es posible. A veces no se puede y ocupa más. Mala suerte, tampoco hace falta ir de rodillas hasta el Vaticano para pedir perdón por ello.

La parte más importante de toda esa estructura de párrafos es el primero. Esas primeras 5-6 líneas son cruciales y separan tu nota de prensa de una posible publicación o de un envío directo a la papelera del correo. Por eso es tan importante dedicar tiempo a escribir toda esa información. Si te sirve de guía, ese primer párrafo debería responder a una o dos de las preguntas: ¿qué? ¿quién? ¿cuándo? ¿cómo? ¿dónde? ¿por qué?

Si quieres otro día entramos en la teoría de las seis W porque ahora no da tiempo. Y se la llama teoría de las seis W, porque esas palabras traducidas empiezan o contienen la w.

Ese primer párrafo debe responder un máximo de dos de esas preguntas, las más importantes, las que aporten la información más esencial.

Un ejercicio para saber si lo estás haciendo bien es que si la información se cortara y el periodista solo pudiera leer el titular, el subtítulo y el primer párrafo, la información debería entenderse. Faltarán detalles y profundizar en el tema, pero lo esencial debe comprenderse.

El resto de información debe desarrollarse en el resto de párrafos e incluir al final los datos de contacto de la persona que va a gestionar la relación con los medios de comunicación. Además el documento debe tener el logo de tu marca, debe constar el día en qué lo envías e indicar que es una nota de prensa. Se trata de un protocolo que facilita la vida a los periodistas.

Has escrito la nota de prensa, la has revisado un par o tres de veces para asegurarte que la información está bien explicada y no hay nada fuera de lugar. Pues bien, ha llegado el momento de enviarla.

Aquí también hay algunos secretos a tener en cuenta, pero no nos dará tiempo de darlos todos, ni de lejos.

Para enviar la nota de prensa tienes tres caminos: usas servicios online como puede ser el de Comunicae, la envías tú mismo a los medios o bien pides ayuda a una agencia o un freelance. Todas las opciones tienen sus ventajas y desventajas. La principal desventaja para ti es que externalizar el servicio supondrá un gasto que deberás tener en cuenta. No obstante ganarás en tiempo ya que no tendrás que invertirlo en crear una base de datos de los medios, localizar periodistas, redactar las notas…

No olvides que todo esto lo haces porque construyes una marca, la reputación y la confianza de una marca. Por lo tanto, no tengas prisa, prepara bien la estrategia de medios, busca si debes crear algunos actos para obtener notoriedad y tener material para enviar a los medios de comunicación.

El objetivo final es crear una imagen de tu tienda que se posicione mejor en la mente del cliente y que, al final, acaben optando por ti. Piensa que un buen trabajo de marca es una buena protección de cara a posibles crisis que tengas con productos en mal estado, por ejemplo.

Acabamos aquí el trigésimo tercer capítulo del podcast de Oleoshop, un programa en el que hemos hablado de comunicación y de la relación que tu marca debería tener con los medios de comunicación.

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