Podcast#34: Todas las claves para enviar una nota de prensa efectiva

Bienvenido al podcast de Oleoshop.

Bienvenido al programa 34 de Oleoshop Radio, nuestro canal de podcast semanal donde hablamos de e-commerce y marketing online.  

Soy Raimon Sastre, y en los próximos minutos compartiremos contigo nuestra experiencia y nuestros conocimientos.

Así que, sin más dilación, hablemos de marketing online.

Una semana más volvemos a estar contigo en el podcast de Oleoshop, una de las marcas referentes en comercio electrónico.

En el capítulo de esta semana seguiremos el camino que empezamos en el último podcast donde hablamos de la nota de prensa.

Como dijimos, ya tenemos la nota de prensa y toca enviarla. Justo en ese instante nos asaltan tres preguntas clave: ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Cómo?

Vamos a responderlas.

La nota de prensa tiene que enviarse a los medios de comunicación. Y después de esta frase ya podemos acabar el podcast de hoy…

En realidad hay que enviar la nota de prensa a los medios de comunicación donde te interese salir, y no, aunque lo estés pensando, no te interesa enviar la misma nota de prensa a todos los medios.

Vamos por pasos. Antes de enviar absolutamente nada, es vital que tengas una base de datos de los medios de comunicación y para crearla necesitas una de estas dos cosas: tiempo o dinero.

Necesitas tiempo para poner, por ejemplo en una hoja de Excel, la información mínima imprescindible: el nombre del medio, el nombre del periodista y el correo electrónico de contacto.

A partir de aquí puedes ampliarla tanto como quieras con un teléfono de contacto, qué cargo ocupa el periodista o en qué área trabaja (esta última segmentación también es importante si tu marca genera noticias tanto de sociedad, como de economía, cultura…).

Con los mínimos: medio, periodista y correo, ya puedes enviar la nota de prensa. Pero seguro que te asalta otra pregunta: ¿dónde consigo esa información?

Si la base de datos quieres hacerla tú, deberás visitar muchas webs, de muchos medios de comunicación, mirar la televisión y escuchar la radio y hacer unas cuantas llamadas de teléfono para pedir los correos electrónicos. Si todo esto se te hace una montaña, tienes la segunda opción: si no escoges el tiempo, puedes escoger la opción dinero.  

Lo que haces con el dinero es invertirlo en una agencia de comunicación o un freelance para que te desarrollen la base de datos de los medios. Su experiencia les permite saber rápidamente qué tipo de notícias puedes generar y, por lo tanto, qué medios y periodistas son interesantes para tu negocio. Lo más normal es que no los conozcan todos, pero parte de su trabajo es hacer una investigación para buscar medios interesantes para tu marca.  

Por precio, seguramente te va a interesar más un freelance porque la inversión para contratar los servicios de una agencia de comunicación acostumbran a ser muy altos. De hecho, he llegado a ver una diferencia de más de 2.000 euros por un mismo servicio, dependiendo de si lo hacía un freelance o una agencia.

El consejo es que hagas números para ver lo que puedes invertir. También es cierto que con un freelance es más fácil tener un contacto frecuente para tener más control sobre el estado de la base de datos. Además, puedes pactar una cantidad al mes para que te haga el mantenimiento de la base y la tenga actualizada con los nuevos programas que salgan, periodistas, espacios…

Cada septiembre, las televisiones y las radios cambian su programación: incorporan gente, nuevos formatos… Hay que analizarlos todos para saber si son un espacio potencialmente interesante para darte a conocer a ti, tu tienda online o tu marca. Además, la movilidad de los periodistas es muy alta. Incluso existen freelance que trabajan para distintos medios a la vez y es muy, muy importante tenerlos localizados.

Sobre todo, ten en cuenta que no compras una base de datos clásica, sino el servicio para que te construyan la tuya. Así que, legalmente, debe estar sometida a la ley de protección de datos. También es cierto que, al tratarse de medios de comunicación y periodistas, los contactos que tendrás serán los profesionales y, en parte, viven de las notas de prensa que reciben. Por lo tanto, no te preocupes demasiado de los temas legales. Eso sí, para ir más tranquilo, intenta que en la base de datos no figuren teléfonos móviles y mejor que estén en agendas.

Una vez tienes la base de datos con los contactos de los medios, periodistas y de las secciones que te interesan: economía, sociedad, cultura, emprendedores, medio ambiente, deportes… llega el momento de enviar la nota de prensa.

Debes saber que, a veces, de un mismo hecho noticiable de tu marca se pueden generar dos notas de prensa enfocadas de forma distinta: una con una vertiente económica, otra dirigida a sociedad e incluso una tercera pensada para los medios locales.

Sobre cuándo enviar la nota de prensa… A ver, lo más habitual es enviarla por la mañana porque es cuando, mayoritariamente, los medios de comunicación deciden qué noticias van a trabajar ese día. Así que es vital que estés entre los temas que estén barajando darles cobertura ese día.

Para enviar una nota de prensa siempre debes tener en cuenta en qué momento del día van a cerrar edición. Por ejemplo, la mayoría de medios emiten o publican cada día. Por lo tanto, van a tener una edición diaria y debes adaptarte a la hora. Esta idea sirve, sobre todo, para los medios locales que, muchas veces son publicaciones semanales que acostumbran a cerrar los contenidos entre el martes y el jueves. Envía tu información antes del cierre, sino se va a perder…

En este apartado tienes distintas opciones, así que tendrás donde escoger.

Puedes usar tu correo corporativo, de empresa y poner en copia oculta a los medios que deban recibir tu nota de prensa. Es decir, te envías un correo a tu mismo y en copia oculta el resto. Así trabajan muchos freelance o agencias de comunicación.

A nivel personal prefiero y siempre recomiendo enviar correos personalizados, ya que tienen más probabilidades de ser abiertos. Eso no significa que la información que envías se publique. Aún queda camino por recorrer.

Respecto al cuerpo del mensaje hay dos formas de proceder. La primera es escribir una frase del estilo: “Os adjuntamos la nota de prensa sobre el tema X, Y o Z”.

La segunda es copiar el mismo contenido de la nota en el correo y adjuntar en PDF la nota de prensa. Para envíos masivos soy más partidario de este método porque evitas que el periodista tenga que hacer un click para saber qué noticia le propones. Lo lee directamente en el cuerpo del texto y no le obligas a descargar el PDF y leerlo.

Siempre hay que recordar que los periodistas son gente que no tienen tiempo de nada y, por lo tanto, debes facilitarles la vida lo máximo posible.

Dependiendo de la prisa que tengas, después de enviar la nota de prensa, pasadas una pocas horas o un día, es habitual que empieces con el carrusel, es decir, llamadas a los distintos medios de comunicación para confirmar que han recibido la información y sondearles para saber si les interesa. Es un trabajo que requiere invertir mucho tiempo pero que tiene su lógica. No es la primera, ni la última vez que un medio no publica una información interesante porque simplemente se les ha pasado la nota de prensa por alto.

En este carrusel, hay quien pide favores para que le publiquen una información y otros simplemente sondean e intentan convencerles. Yo soy más de estos últimos porque deber favores nunca es bueno.

Si tienes una web construida en WordPress tienes una alternativa interesante para enviar notas de prensa: MailPoet. Es un plugin gratuito pensado para enviar Newsletters, pero también se puede usar para el envío de notas de prensa. Solo tienes que seguir los pasos para configurarlo.

Lo mejor de este plugin son las listas segmentadas que puedes crear e incluir un mismo medio en diferentes grupos como uno sobre sociedad, otro de salud, medio ambiente… Eso es interesante porque una misma nota de prensa puede tener distintas lecturas y, por lo tanto, puede tener distintas secciones y periodistas como objetivo.

Ve paso a paso y verás como la base de datos va creciendo. Puedes probar con los medios locales de tu ciudad y provincia e ir perfeccionando la base de datos a medida que vas adquiriendo experiencia.

Si la situación te supera porque prefieres dedicar el tiempo a otros aspectos de tu tienda online, no dudes en contratar a un freelance o una agencia de comunicación. Además de la base de datos, también pueden llevarte la estrategia de medios.

No te molestes si no publican la información de tu nota de prensa. Como explicamos en el podcast anterior, tienes una dura competencia para destacar entre los centenares de correos que recibe un periodista o una sección de un medio.

Aplica un espíritu crítico. Todos somos muy fans de nosotros mismos y pensamos que un hecho es muy importante y debería salir en portada de los principales periódicos. Pero no es así. Habla con más gente, busca otras perspectivas para comprobar si el tema es interesante o no. Muchas veces, unos cuantos baños de realidad, ayudan a mejorar las siguientes notas de prensa.

Y finalmente, no satures a los medios con tus notas de prensa. Enviar una nota de prensa diaria es un error. Incluso una por semana, aunque también dependerá del tipo de negocio online.

Acabamos aquí el trigésimo cuarto capítulo del podcast de Oleoshop, un programa en el que hemos hablado sobre las bases de datos de medios de comunicación y como enviarles la nota de prensa.

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