Cómo ser productivo sin dejarte la piel en el camino (1)

Emprender un negocio es un camino apasionante, lleno de retos diarios y que supone dar el máximo de ti mismo. Más allá de todo esto, hay algunos aspectos que pueden resultar bastante duros por muy gratificantes que sean.

Queremos que este post te sirva para replantearte el modo en que haces algunas cosas y puedas sacar más provecho de tu esfuerzo. Pero –este matiz es importante– sin que ello te suponga llegar a final de año con la lengua fuera y unas ojeras descomunales.

Sintetizando, podemos decir que es hacer más en menos tiempo y empleando para ello una cantidad mínima de recursos. Básicamente optimizar al máximo los procesos. 

Eso sí, al menos desde nuestro punto de vista, es un error confundir productividad con matarnos a trabajar.

Hay una forma de ser productivo manteniendo un ritmo de trabajo razonable, porque, además, llevar al límite nuestras capacidades genera una tensión que a la larga quema.

Si pasa esto, dejarás de ser productivo o, en el peor de los casos, incluso llegarás a parar del todo, dejando por completo de producir.

Podríamos resumirlo en un montón de maneras de trabajar más horas, pero no: queremos que trabajes las mismas (y si es posible un poquito menos). Recuerda que el negocio es lo más importante después de tu vida y la prioridad tienes que ser tú.

Vamos con esos consejos, verás que es posible.

Échale un vistazo a tu mesa, ¿qué ves? Me lo temía, has caído en el clásico error de ir acumulando papeles, tazas de café, paquetes de correos, facturas. 

Cuanto menos tengas por medio, mucho mejor. Únicamente lo necesario para el momento concreto y la tarea que estés realizando. Esto no solo ayuda a que estés más relajado, también implica que vas a encontrar las cosas más rápido, porque eso de “yo en mi desorden me organizo” es bastante discutible.

Por cierto, aplica estos consejos del escritorio físico al virtual y no tengas el ordenador hecho un caos también.

Creo que no hace ni falta que te diga que busques un espacio confortable, iluminado (la luz natural mejor todavía) y aireado. Si estás incómodo trabajando, difícilmente vas a sacar el máximo de tu tiempo y esfuerzo.

Hay algo muy negativo y que, sin que nos demos cuenta, encarna a un exterminador de  productividad son las rutinas negativas. Son situaciones que se dan progresivamente y que terminamos por convertirlas en normales. 

¿Quieres algunos ejemplos? Te ponemos dos.

Por ejemplo, llegar corriendo al puesto de trabajo y empezar directamente al mayor nivel de intensidad. No saltes de la cama y te pongas a trabajar: date un tiempo para tomar conciencia, haz algo de ejercicio, desayuna bien y vete aclimatando al trabajo progresivamente.

Otro ejemplo: comer mal y todo el tiempo. La ansiedad te puede llevar a estar picando sin parar, bebiendo café y refrescos carbónicos. O, a la hora de comer caliente, pides cualquier cosa y te lo tragas delante del ordenador. La alternativa es tener fruta fresca y beber mucha agua. Cuando toque comer, tómatelo como un paréntesis y un tiempo para ti al margen del trabajo.

Ese tipo de cosas, que hacen que tu vida sea más gratificante, suponen una mecánica laboral más sana y el trabajo deja de ser una carga.

Desde nuestro punto de vista, uno de los enemigos mortales de la productividad es la multitarea.  

Cuando gestionas un negocio, a veces cuesta mucho abstraerse y centrarse en una sola cosa. Pero si saltamos de un correo a una llamada mientras subimos el catálogo y montamos una campaña de Google Ads… es probable que cometamos errores y seguro que la situación nos generará estrés.

Una buena idea es fraccionar tu día en bloques de minutos e intentar ceñirse a ellos. Si, por ejemplo, dedicas media hora por la mañana y media hora por la tarde a responder correos, no hagas otra cosa mientras tanto y centraliza en esos periodos la mayor parte de la actividad en ese sentido (siempre habrá urgencias, pero son menos de la que crees).

Imagino que tienes mil cosas que hacer, por lo que es muy fácil que una de ellas, la 788 por poner un ejemplo, se te acabe pasando si no llevas un control de tus tareas. 

Organizar tu día, semana y mes en listas es la mejor manera de tener claro de un simple vistazo lo que hay que ir sacando adelante. Para que sean totalmente útiles, lo óptimo es que fijes también una prioridad para cada tarea para ser realmente productivo.

Puedes recurrir a una simple hoja de cálculo o incluso un cuaderno en el que ir tachando las tareas cumplidas o ir posponiéndolas para el siguiente día. Hay algo realmente gratificante en el hecho de tachar ese texto y ver cómo van desapareciendo, es motivador.

Sí, ya sé que te acabo de decir que puedes usar un cuaderno y un boli, pero podemos ir a otro nivel y utilizar herramientas de management para los proyectos, especialmente cuando implican a más de una persona o a un equipo. 

Es mucho más productivo centralizar en una plataforma única todas las comunicaciones, calendarios y archivos que tener a cada uno de los responsables buscando en su email o en sus ordenadores de manera local.

Soluciones como Trello, Monday, Milanote o Basecamp no son especialmente caras, resultan sencillas de empezar a utilizar y ayudan a ser productivo hasta al más caótico de los emprendedores. Algunas tienen versiones de prueba y otras incluso lite bastante operativas, no pierdes nada por echarles un vistazo. 

Como queremos que seas aún más productivo sin dejarte la piel, vamos a prepararte para la semana que viene unos cuantos consejos más. Tendrás que estar atento para no perdértelo.

Imágenes  | Unsplash.