Consells per a teletreballar de manera eficient (1)

Tenir l'oficina a casa requereix d'un temps d'adaptació. Cal replantejar-se moltes de les coses que es donen per fetes sobre la feina i reorganitzar els processos que estan interioritzats després de tants anys d’anar a una oficina.

Al principi, pot ser que fer-ho t’aclapari una mica, fins i tot que et sentis perdut. Però et donarem algunes pautes perquè continuïs tirant endavant les tasques i aprofitis els nombrosos avantatges del teletreball.

Això és clau per a la teva salut mental i per a la productivitat a la feina. No és el mateix quedar-se a casa durant un temps que fer front a una nova modalitat laboral. Si és una situació temporal val una mica tot, qualsevol racó i qualsevol horari.

Això sí, quan treballar en remot esdevé la teva fórmula per guanyar-te la vida et caldrà organitzar-te de debò: buscar el lloc perfecte, plantejar els teus horaris, respectar el teu descans... Realment és implantar una nova metodologia.

Com veuràs a continuació, entre els nostres consells predominen aquells que tenen a veure amb l'organització logística i operativa, però també la higiene mental, que és bàsica quan donem aquest salt.

Evidentment, si tens una habitació de sobres a la que puguis anomenar despatx seràs un privilegiat, però fins i tot en el cas de no ser així (com ens passa a moltíssimes persones) et cal un espai confortable per treballar.

Cerca un lloc de la casa d'allò més tranquil i –això és important–, sempre que sigui possible, ventilat i amb llum natural per tal d’evitar l‘"efecte cova"que a moltes persones els passa factura les primeres setmanes.

Prepara un escriptori en el que puguis tenir tot el necessari per treballar que, en general, acostuma a ser l'ordinador, un llum i un quadern.

Seria molt interessant que, en la mesura del possible, fos un espai exclusiu per a la feina que afavoreixi el fet de canviar de l'estat mental professional al personal i que, ja de pas, no et faci anar de nòmada recollint-ho tot i canviant d'habitació.

Treballar amb el portàtil sobre els genolls al sofà no només et generarà un mal d'esquena gairebé instantani: també influirà en la manera en què et prens la feina, corrent el risc de fer que aquesta "informalitat" hi acabi repercutint.

Postdata: inverteix en una bona cadira i t’estalviaràs diners en fisioterapeutes més endavant.

Aquest assumpte és una mica controvertit, perquè tots els qui treballen a casa han passat per alguna fase caòtica. Fins i tot n’hi ha que no ho superen del tot i continuen tota la seva vida abraçats al desordre.

Si t'has sorprès algun cop dient allò de:"en el meu desordre jo m'organitzo" saps que en el fons no és veritat. Una taula plena de papers apilats de manera desordenada, calaixos amb tot ficat tal qual, tasses de cafè que porten a taula més temps que el vernís, 35 bolígrafs dels quals només escriu un… Et resulta familiar? Segur que sí.

El desordre és un dels enemics més letals per a l'eficiència. Molts dels exterminadors de la productivitat tenen a veure amb la falta d'organització, i fan que perdis molt de temps buscant coses que hauries de tenir ubicades.

Com a norma fonamental, et tornaria a dir que tinguis sobre la taula exclusivament el que hagis de fer servir en cada moment.

La resta de coses, especialment els papers, organitza'ls en carpetes en alguna prestatgeria. Els documents que et facin falta de manera recurrent els pots col·locar en safates apilables que ocupin poc espai a la taula i et permetin tenir-los separats, categoritzats i accessibles.

El fet d'organitzar l'escriptori ho faria extensiu al virtual, és a dir, al teu ordinador. És cert que aquí no hi deixaràs tasses de cafè, però si alguna cosa tendeix al caos és un equip informàtic. Aquí també és important que compartimentalitzis l'espai i tinguis organitzats els documents personals i professionals de manera separada.

Una bona estructura de carpetes et dóna ales i et permet trobar les coses a la primera. Si per buscar una factura has de veure abans memes de gatets, una recepta per a fer pa integral, 12 pressupostos, un balanç, buscar-la en el correu... estàs perdent temps productiu alhora que et desesperes.

Les rutines són importants per a controlar la nostra jornada laboral. Ens ajuden molt a mantenir-nos enfocats quan cal estar-ho, però també a alliberar el cap de la feina en els moments que pertanyen al nostre espai personal.

En una oficina tens una hora d'entrada i una altra de sortida, també hi ha caps de setmana i festius en què (per norma general) no es treballa. El que fas a casa és teletreballar però també és treballar, no és una altra cosa; per la qual cosa s'ha de regir per les mateixes normes.

És cert que et pots aixecar més tard gràcies al fet que t'estalvies el desplaçament, però això no vol dir que t’asseguis a l'ordinador a les 11 del matí, perquè la feina ha de sortir i això implicaria acabar molt tard.

Entraràs en un cercle viciós que farà que cada vegada te’n vagis a dormir més tard i matinis menys.

També pots caure en un altre problema molt comú, especialment en els emprenedors, que és el de deixar de dormir. Et falten hores, amb la qual cosa et lleves molt d'hora i acabes molt tard. Això suposa entrar en una jornada contínua que, bàsicament, acabarà afectant els teus bioritmes.

Has de començar a una hora i acabar a una altra (més o menys). Com més estricte siguis amb això, menys et costarà teletreballar. És important que tinguis temps per a tenir cura de tu mateix, per estar amb la família i fer les coses que realment et motiven en el terreny personal. Només així seràs realment productiu i feliç, que és del que es tracta.

No et deixis confondre pel fet d'estar treballant des de casa. Durant l'horari de feina treballes –no poses rentadores, atens al de l'assegurança que ve a arreglar la dutxa, configures l'ordinador del teu fill o vas a comprar tomàquets.

Sovint, és més fàcil assumir-ho un mateix que no pas la teva parella o les persones que comparteixen la teva vida domèstica. Per això, cal evangelitzar una mica però sense perdre la paciència.

Has de fer-los entendre que, de la mateixa manera que no surts d'una oficina a mig matí per anar al supermercat, tampoc pots fer-ho habitualment mentre teletreballes; que els terminis i les obligacions són les mateixes que en una feina presencial.

Imatges | Unsplash.