Eines de project management per a emprenedors

Quan comences un nou negoci, pots caure fàcilment en l'error de mirar de mantenir tota la gestió en el teu cap. 

Fins i tot és possible que durant les primeres setmanes siguis capaç de fer-ho. Però, a mesura que tot avança, la quantitat de tasques a realitzar també ho fa.

Si a més involucrem a més persones, el descontrol acaba per fer acte de presència, deixant sense fer tasques crítiques.

Per aquest motiu és important que et familiaritzis, ja des del començament, amb eines de project management per a emprenedors que, sens dubte, marcaran la diferència en la teva productivitat i la del teu equip.

El software ve al rescat d'aquells a qui els cal un plus d'ordre, alertes, gestió de dates de lliurament, calendaris i tot el que ens pugui fer ser el més efectius i productius possible.

Al començament, pot ser que el teu equip es mostri una mica reticent a fer servir aquestes eines; però quan vegin de quina manera pot centralitzar-se tota l'activitat de cada projecte, s’adonaran de la quantitat de temps que es guanya i de fins a quin punt es minimitzen els errors.

Tot i que és bastant popular, pot ser que no sigui la més coneguda de totes les que comentarem en aquest post.

Si Monday no et diu res, hauries donar-li una oportunitat. La corba d'aprenentatge és simplement ridícula: en qüestió de segons podràs dominar la gestió bàsica de l'eina: crear grups, tasques, assignar responsables, terminis i estatus. Gestionar el calendari tampoc no pot ser més fàcil.

No deixis que aquesta aparent senzillesa t’enganyi: Monday és realment potent, s'adapta a dispositius mòbils i té milers de possibilitats. Entre les seves possibilitats, et permet adjuntar arxius, crear cronogrames o integrar-se amb múltiples serveis, com ara Dropbox, Google Drive, Zappier (i fins i tot altres eines de project management).

No es pot fer un recopilatori d'eines de project management per a emprenedors sense citar Asana. Aquest software és una de les plataformes preferides de les grans companyies, tant que comença a ser més comú el terme "t’ho passo per Asana" que no pas "t'ho envio per email".

El funcionament és similar al de Monday: creem projectes i tasques amb les seves columnes corresponents de tipus de contingut, estatus, responsable... Gairebé totes aquestes eines són realment semblants pel que fa a la mecànica d'ús. Això és genial, perquè quan en dominem una, podem fer-ne servir una altra sense massa problema.

Les plantilles predeterminades i personalitzables d’Asana estan molt ben pensades. Per exemple, la creada per a equips de màrqueting fa servir determinats mòduls com el d'integració amb agències, calendari editorial, de publicació a social media... Aquestes característiques són totalment diferents a, per posar un altre cas, les de producte, per a les què també hi ha mòduls específics.

Menys visual que les opcions anteriors, però igual d'eficient quan la domines. Basecamp és una altra de les referències en aquest assumpte.

Imagina Basecamp com un gran tauler de suro fixat a la paret de l'oficina. Les diferents tasques s’hi van fixanti, dins d'aquestes, subtasques, fils de conversa, arxius, documents...

Tots els implicats en el projecte estan permanentment al corrent de cada acció a prendre i de l'estat en què es troba, encara que també compta amb xats i missatges privats.

També funciona molt bé com a repositori, ja que tota la informació està sempre accessible. S'ha acabat allò de "feu-me arribar un altre cop el document que no el trobo".

Basecamp és molt senzill d'administrar, amb la qual cosa podem donar-li a un client o un proveïdor accés a determinats boards per mantenir-lo al dia, però sense que hagi d'estar a sobre dels detalls del dia a dia que no li interessen tant.

Ja que els nois de Basecamp treuen Slack a col·lació, no ens queda més remei que parlar d'aquesta eina.

Per descomptat que és realment potent, d'això no hi ha dubte. De fet, és gairebé un híbrid amb opcions de totes les alternatives que hem comentat, tot i que és més a prop de la manera de treballar de l'esmentat Basecamp i el seu sistema de fils, tant públics com privats.

La integració i l'adaptabilitat al mòbil són alguns dels seus punts més forts. Pots utilitzar Slack amb Google Drive, Salesforce o Dropbox –entre molts altres serveis– sense sortir de l'aplicació. A més, suporta trucades de veu i videoconferències, cosa que, unida al fet que el telèfon funciona realment bé, fa que sigui una eina perfecta per als qui treballen en mobilitat.

Es queden moltes opcions en el tinter, però no volíem deixar de citar una app realment senzilla, amb poques opcions però que pot "salvar-te la vida" més d'un cop, ja sigui sola o en companyia de qualsevol de les que ja hem parlat. Em refereixo a Todoist.

Insistim: no és ni de lluny tan completa, però la seva gestió de tasques és súper efectiva. Amb un parell de tocs a la pantalla pots organitzar el teu dia, veure el progrés de les teves tasques, moure-les d'una data a una altra...

No substitueix les altres eines de project management (encara que hi ha una versió Business que no està gens malament), però les complementa de meravella.

Esperem que tot el que hem vist t'ajudi a decidir-te. Ja veuràs com canvia per a bé la teva manera de treballar en utilitzar aquest tipus de software. 

Imatges | Unsplash, eines enllaçades.