Exterminadors de productivitat i com combatre'ls (2)

En el post anterior vam entrar de ple en el tema dels exterminadors de productivitat. I és que qualsevol que tingui un negoci petit o en el qual hi hagi pocs empleats, tard o d'hora s'hi acaba topant. 

Tal com et vam explicar fa uns dies, els exterminadors de productivitat són tots aquells esdeveniments que es produeixen al llarg d'una jornada que fan que les teves tasques es dil·latin fins al punt que comencen a no resultar-te rendibles. 

Hi ha alguns exterminadors de productivitat macro, que afecten la productivitat general posant traves al creixement de l'equip o a la simplificació dels procediments. 

Però també hi ha exterminadors micro: petites cosetes que van interferint en la teva feina sense que gairebé te n'adonis fins al punt que, al final de la jornada, te n'adones que no has acabat pràcticament cap de les tasques que tenies previst donar per tancades al llarg del dia. 

Això no vol dir que no hagis treballat –probablement et faci l'efecte que "no has parat" en tot el dia– o que no t’organitzis bé –segur que a l'inici de la jornada tenies molt clar el que calia fer–. La culpa de que no completis les teves tasques la tenen els exterminadors de productivitat. 

Avui repassarem quins són els principals exterminadors de productivitat micro, perquè els detectis i els eliminis abans que puguin amb tu.

No cal tenir un petit negoci i poques mans per gestionar-lo per adonar-se que en general, i sobretot a Espanya, les reunions acostumen a ser un gran exterminador de productivitat. 

Per algun motiu, al nostre país, les reunions tenen la capacitat de dilatar-se i expandir-se en el temps igual que el gas en l'espai, i no és difícil que una reunió de repàs de les tasques del dia duri tota una hora o que una reunió d'equip acabi ocupant tot un matí. 

Això no passa en totes les empreses. Hi ha algunes cultures empresarials en les quals està específicament prohibit que les reunions durin més d'una hora, independentment de com d'importants semblin. 

En aquestes empreses es considera que no hi ha res que no pugui explicar-se en una hora o menys amb tot luxe de detalls. I si ho penses, és totalment cert.

Com evitar aquest gran exterminador de productivitat? 

• Organitza molt bé les teves reunions per endavant. Si cal, crea un document d'Ordre del Dia per tenir clars ja d'entrada els punts a tractar i anar directament al gra. 

• Una reunió és un lloc on prendre decisions ràpidament. Si es requereix sospesar i meditar aquestes decisions, el procés s'ha de fer fora de la reunió a posteriori. 

• Abans de convocar una reunió, pensa seriosament si el que s’hagi de dir es pot resoldre a través d'un correu electrònic ben redactat. Si la resposta és sí, evita la reunió.

Conec emprenedors que han arribat a passar-se matins o tardes senceres penjats al telèfon parlant amb clients. I de vegades sí que cal resoldre alguna cosa important per telèfon. 

Però el que no té sentit és que et passis hores i hores resolent dubtes o comentant situacions, i molt menys si aquest temps tenies previst dedicar-lo a realitzar tasques més productives. 

Amb això només aconseguiràs una gran frustració quan pengis el telèfon i te n'adonis de l'hora que és i que no has fet res en tot el dia. 

Si et resulta inevitable parlar per telèfon amb els teus clients de tant en tant, intenta concentrar totes les trucades en algun moment del dia que no interfereixin amb les teves tasques diàries.

Les interrupcions són un altre dels grans de exterminadors de productivitat que poden fer que les teves tasques més simples es dil·latin inexplicablement. 

Si tens un equip que constantment t'està fent preguntes o que simplement està xerrant i comentant coses de la vida –com les notícies, el que li ha passat a una persona al Facebook o l'última moda a Instagram–, planteja't seriosament frenar la situació. 

Certament no queda gaire bé dir-li a algú que xerra pels descosits sisplau que calli. Però hi ha maneres més subtils de donar-li a entendre que no és el moment de parlar de certes coses.

Si, per contra, el que passa és que tens un equip amb moltes preguntes, sol funcionar molt bé crear documents amb els procediments a seguir que ells mateixos puguin consultar cada vegada que no sàpiguen com fer alguna cosa. Això eliminarà la majoria d'interrupcions necessàries en el teu dia a dia.

De vegades els grans exterminadors de productivitat són els nostres propis hàbits. 

Perquè pot passar que, a causa de la constant connectivitat a la qual estem sotmesos a dia d'avui a través d'Internet i el mòbil, t'hagis aficionat a consultar els dos fronts de manera compulsiva –fins al punt que et treguin temps per a realitzar tasques realment productives. 

Et sona la idea d'obrir i contestar un correu electrònic en el mateix instant en el qual veus que entra a la teva safata d'entrada? I mirar el WhatsApp tan aviat com veus que t'arriba un missatge? Estàs constantment pendent del que passa a Instagram? 

Si la teva resposta és sí a alguna (o a totes) d'aquestes preguntes, aquí tens un hàbit que t’urgeix rectificar. 

I és que és impossible ser productiu si no et concentres en el que fas. El fet d'estar tota l'estona mirant l'email o el mòbil a veure què passa et distreu del que tens entre mans, i sense adonar-te se t'escapa el dia entre els dits sense que acabis res. 

En aquests casos, et pot venir molt bé projectar el teu dia per blocs d'activitat. Per exemple, pots dedicar la primera hora del dia a contestar emails i no contestar-ne cap altre fins a mitja hora abans de l'hora de dinar. D'aquesta manera saps que les hores que li dediquis a la feina et concentraràs perquè no hi haurà més distraccions. 

Tingues clar que no passa res per contestar un correu electrònic al cap d'unes hores. De fet, la gràcia de l'email és que és una forma de comunicació disincrònica, que et permet respondre quan et vingui bé i no necessàriament en el moment en què l'altre emet el seu missatge. 

Pel que fa al mòbil, el meu consell és que siguis contundent. Hi ha alguns estudis que han aconseguit demostrar que l'atenció d'un adult en una tasca qualsevol disminueix considerablement pel sol fet de tenir el mòbil a la mateixa habitació. 

El sol fet de tenir-lo a prop ja ens està convidant a mirar-lo, així doncs si no pots evitar consultar el mòbil de manera compulsiva, desa'l lluny de tu en algun lloc de l'oficina, i consulta’l només durant les teves pauses. 

Veuràs com la teva productivitat es multiplica.

De vegades, les nostres tasques es dilaten soles perquè no hem pensat per endavant en què consistiran. Ens fiquem de ple en alguna cosa, i quan comencem a estirar del fil comencen a sorgir tasques addicionals que s'acaben sumant a la principal. 

Quan ens n'adonem, ens hem embolicat en una tasca èpica sense fi que ens treu temps d'altres tasques de la llista de coses pendents. 

Això passa perquè no hem dissenyat prèviament un pla d'acció per a aquesta tasca. Perquè si dissenyes un pla d'acció, podràs planificar aproximadament el temps que et requerirà dur-la a terme. I només d'aquesta manera podràs veure si aquesta tasca pot encaixar bé en el teu dia o si és millor deixar-la per un altre moment. 

En resum: evita que les teves tasques es dil·latin posant-hi un límit temporal.

Llegeix la sèrie completa aquí: 

• Exterminadors de productivitat i com combatre'ls (1) 

Imatges | Pexels.