Com ser productiu sense deixar-t’hi la pell (1)

Emprendre un negoci és un camí apassionant, ple de reptes diaris i que suposa donar el màxim de tu mateix. Més enllà de tot això, hi ha alguns aspectes que poden resultar bastant durs per molt gratificants que també siguin.

Volem que aquest post et serveixi per a replantejar la manera en què fas algunes coses i puguis treure més profit del teu esforç. Però –aquest matís és important– sense que això et suposi arribar al cap de l'any amb la llengua fora i unes bosses als ulls descomunals.

Sintetitzant, podem dir que és fer més en menys temps i emprant per a fer-ho una quantitat mínima de recursos. Bàsicament optimitzar al màxim els processos.

Això sí, almenys des del nostre punt de vista, és un error confondre productivitat amb matar-nos a treballar.

Hi ha una manera de ser productiu mantenint un ritme de treball raonable, perquè, a més, dur a el límit les nostres capacitats genera una tensió que a la llarga crema.

Si passa això, deixaràs de ser productiu o, en el pitjor dels casos, fins i tot arribaràs a aturar-te del tot, deixant completament de produir.

Podríem resumir-ho en un munt de maneres de treballar més hores, però no: volem que treballis les mateixes hores (i si és possible, unes quantes menys). Recorda que el negoci és el més important després de la teva vida i que la prioritat has de ser tu mateix/a.

Vegem aquests consells, veuràs que és possible.

Fes-li un cop d'ull a la teva taula, què veus? M'ho temia, has caigut en el clàssic error d'anar acumulant papers, tasses de cafè, paquets de correus, factures...

Com menys coses tinguis pel mig, molt millor. Únicament el necessari per al moment concret i la tasca que duguis a terme en aquell moment. Això no només ajuda a que estiguis més relaxat, també t’ajudarà a trobar les coses més ràpid, perquè allò de "jo en el meu desordre m'organitzo" és bastant discutible.

Per cert, aplica aquests consells de l'escriptori físic al virtual i no tinguis l'ordinador també fet un caos.

Crec que no cal ni que et digui que busquis un espai confortable, il·luminat –la llum natural és encara millor– i ventilat. Si estàs incòmode treballant, amb prou feines li treuràs el màxim partit al teu temps i esforç.

Hi ha una cosa molt negativa i que, sense que ens n'adonem, encarna un exterminador de productivitat són les rutines negatives. Són situacions que es produeixen progressivament i que acabem convertint en normals.

Vols veure’n alguns exemples? Te’n posem dos.

Per exemple, arribar corrents al lloc de treball i començar directament al major nivell d'intensitat. No saltis del llit i comencis a treballar: dóna’t un temps per prendre’n consciència, fes una mica d'exercici, esmorza bé i vés aclimatant-te a la feina progressivament.

Un altre exemple: menjar malament i tota l’estona. L'ansietat et pot portar a picar sense parar, beure cafè i refrescos carbònics. O, a l'hora de menjar calent, demanar qualsevol cosa i empassar-t’ho davant de l'ordinador. L'alternativa és tenir fruita fresca i beure molta aigua. Quan toqui menjar, pren-t'ho com un parèntesi i un temps per a tu al marge de la feina.

Aquest tipus de coses, que fan que la teva vida sigui més gratificant, suposen una mecànica laboral més sana i la feina deixa de ser una càrrega.

Des del nostre punt de vista, un dels enemics mortals de la productivitat és la multitasca. 

Quan gestiones un negoci, de vegades costa molt abstreure’s i centrar-se en una sola cosa. Però si saltem d'un correu a una trucada mentre pugem el catàleg i muntem una campanya de Google Ads... és probable que cometem errors i segur que la situació ens generarà estrès.

Una bona idea és fraccionar el teu dia en blocs de minuts i intentar cenyir-t’hi. Si, per exemple, dediques mitja hora al matí i mitja hora a la tarda a respondre correus, no facis res més mentrestant i centralitza en aquests períodes la major part de l'activitat en aquest sentit (sempre hi haurà urgències, però són menys de la que creus).

Imagino que tens mil coses a fer, per la quals cosa és molt fàcil que una d'elles, la 788 per posar un exemple, se t’acabi passant si no portes un control de les tasques.

Organitzar el teu dia, setmana i mes en llistes és la millor manera de tenir clar d'un simple cop d'ull el que cal anar tirant endavant. Perquè siguin totalment útils, l'òptim és que fixis també una prioritat per a cada tasca per ser realment productiu.

Pots recórrer a un simple full de càlcul o fins i tot a un quadern en el qual anar eliminant les tasques complertes o posposar-les per al següent dia. Hi ha quelcom realment gratificant en el fet de fer una ratlla sobre aquest text i veure com van desapareixent les tasques, és motivador.

Sí, ja sé que tot just t’he dit que pots fer servir un quadern i un boli, però podem anar una mica més enllà i utilitzar eines de management per als projectes, especialment quan impliquen a més d'una persona o un equip.

És molt més productiu centralitzar en una plataforma única totes les comunicacions, calendaris i arxius que no pas tenir a cadascun dels responsables buscant en el seu email o en els seus ordinadors de manera local.

Solucions com Trello, Monday, Milanote o Basecamp no són especialment cares, resulten senzilles de començar a fer-se servir i ajuden a ser productiu fins al més caòtic dels emprenedors. Algunes tenen versions de prova i d’altres fins i tot lite bastant operatives, no perds res per fer-hi un cop d'ull. 

Com que volem que siguis encara més productiu sense deixar-t’hi la pell, per a la setmana que ve et prepararem uns quants consells més. Hauràs de parar atenció per tal de no perdre-t'ho.

Imatges | Unsplash.